وقتی صحبت از طراحی فضای اداری می‌شود، یکی از تصمیم‌های کلیدی که هر مدیر یا صاحب کسب‌وکاری با آن روبه‌رو می‌شود، نوع چیدمان و مبلمان محیط کار است. میز کار گروهی و میزهای مجزا دو رویکرد متفاوت هستند که هر کدام مزایا و معایب خاص خودشان را دارند. انتخاب بین این دو به عوامل مختلفی بستگی دارد: از اندازه دفتر گرفته تا نوع کار، فرهنگ سازمانی و حتی نیازهای روزمره کارمندان. در این مقاله، می‌خواهیم این دو مدل را بررسی کنیم و به شما کمک کنیم تا تصمیم بهتری برای فضای اداری‌تان بگیرید. هدف ما این است که اطلاعات کاملی در اختیارتان بگذاریم تا بتوانید با دید باز، محیط کاری متناسب با نیازهایتان بسازید.
میز کار گروهی؛ همکاری بیشتر یا حواس‌پرتی؟
میز کار گروهی به شکلی طراحی شده که چند نفر به‌صورت همزمان پشت یک میز بزرگ کار کنند. این مدل معمولاً یک سطح مشترک دارد و گاهی با پارتیشن‌های کوچک از هم جدا می‌شود. در سال‌های اخیر، این سبک در شرکت‌های مدرن، استارتاپ‌ها و فضاهای کاری مشترک حسابی محبوب شده. اما چرا؟
اولین دلیل این است که میزهای گروهی حس همکاری را تقویت می‌کنند. وقتی کارمندان کنار هم می‌نشینند، راحت‌تر می‌توانند حرف بزنند، ایده ردوبدل کنند و مشکلات را سریع‌تر حل کنند. مثلاً تیمی که روی یک پروژه طراحی کار می‌کند، می‌تواند به‌سرعت نظراتش را با هم هماهنگ کند بدون اینکه نیاز باشد از جایشان بلند شوند یا جلسه رسمی بگذارند. این نزدیکی فیزیکی گاهی باعث می‌شود جرقه‌های خلاقیت سریع‌تر زده شود.
دومین مزیت آن استفاده بهینه از فضاست. اگر دفترتان کوچک است و تعداد کارمندان زیاد، میزهای گروهی می‌توانند تعداد بیشتری از افراد را در یک فضای محدود جا بدهند. این موضوع برای شرکت‌هایی که در شهرهای بزرگ با اجاره‌های بالا کار می‌کنند، یک امتیاز بزرگ است. به‌علاوه، هزینه خرید یک میز بزرگ معمولاً از خرید چند میز جدا کمتر می‌شود.
اما همه چیز به این سادگی نیست. اگر کارتان نیاز به تمرکز بالا دارد، مثل حسابداری یا برنامه‌نویسی، صدای تایپ کردن همکار بغل‌دستی یا مکالمه‌های تلفنی می‌تواند حسابی آزاردهنده باشد. حریم خصوصی هم مسئله دیگری است؛ وقتی همه کنار هم هستند، ممکن است کارمندها احساس کنند فضای شخصی کافی ندارند.
میزهای مجزا؛ تمرکز بیشتر یا کاهش تعاملات؟
از طرف دیگر، میزهای مجزا همان‌طور که از اسمشان پیداست، برای هر نفر یک فضای اختصاصی در نظر گرفته می‌شود. این مدل بیشتر در شرکت‌هایی که فضای کافی دارند یا در فضاهایی که کارها به‌صورت مستقل انجام می‌شود، دیده می‌شود. مثلاً در یک دفتر حقوقی یا حساب‌رسی، معمولاً هر کارمند یک میز جدا دارد که بتواند با آرامش روی پرونده‌هایش کار کند.
یکی از بزرگ‌ترین نقاط قوت میزهای مجزا، تمرکز است. وقتی هر نفر یک میز مجزا داشته باشد، راحت‌تر می‌تواند غرق کارش شود بدون اینکه حواسش پرت صدای اطراف یا رفت‌وآمد بقیه شود. این موضوع برای شغل‌هایی که نیاز به دقت زیاد دارند، مثل ویرایش متن یا حسابداری، خیلی مهم است.
میزهای مجزا همچنین به نظم بیشتر کمک می‌کنند. چون هر کس مسئول فضای خودش است، احتمال اینکه کاغذها و وسایل پخش و پلا شوند کمتر می‌شود. از نظر بهداشتی هم، فاصله بین افراد بیشتر است و احتمال انتقال بیماری کاهش پیدا می‌کند.
اما این سبک هم بدون عیب نیست. میزهای جدا فضای بیشتری اشغال می‌کنند و اگر تعداد کارمندان زیاد باشد، ممکن است مجبور شوید دفتر بزرگ‌تری اجاره کنید. از طرفی، این چیدمان گاهی حس انزوا به کارمندان می‌دهد و ارتباط بین آن‌ها را کم می‌کند. اگر تیمی دارید که باید مدام با هم هماهنگ باشند، این فاصله‌ها می‌تواند سرعت کار را پایین بیاورد.
مقایسه از زاویه‌های مختلف؛ کدام کاربردی‌تر است؟
حالا که ویژگی‌های میز کارگروهی و مجزا را می‌دانیم، بیایید کمی عمیق‌تر شویم و این دو را از چند جهت مقایسه کنیم تا ببینیم کدام برای دفتر شما مناسب‌تر است.
نوع کار و نیازهای روزانه
اولین چیزی که باید در نظر بگیرید، کاری است که کارمندهایتان انجام می‌دهند. اگر تیمی دارید که پروژه‌های گروهی زیاد انجام می‌دهند، مثل تیم بازاریابی یا طراحی گرافیک، میزهای گروهی می‌توانند سرعت و کیفیت کار را بالا ببرند. اما اگر کارها بیشتر فردی است و نیاز به سکوت دارد، میزهای مجزا انتخاب بهتری هستند. مثلاً یک برنامه‌نویس که باید ساعت‌ها روی کدهای پیچیده تمرکز کند، احتمالاً با میز گروهی کلافه می‌شود.
اندازه و ساختار دفتر
فضایی که در اختیار دارید، نقش بزرگی در این تصمیم دارد. فرض کنید یک دفتر 50 متری دارید و 10 نفر باید آنجا کار کنند. با میزهای گروهی می‌توانید چیدمان خوبی داشته باشید، اما با میزهای مجزا شاید فقط 6 نفر جا شوند. از طرف دیگر، اگر فضای بزرگی دارید، میزهای مجزا می‌توانند حس حرفه‌ای‌تری به دفتر بدهند.
فرهنگ سازمانی
فرهنگ شرکت شما چطور است؟ اگر دنبال فضایی هستید که کارمندان احساس صمیمیت کنند، میزهای گروهی این حس را به وجود می‌آورند. اما اگر می‌خواهید محیط رسمی‌تر باشد، میزهای مجزا انتخاب بهتری است. مثلاً در یک استارتاپ جوان و پرانرژی، میز گروهی حس تیمی را تقویت می‌کند، ولی در یک شرکت مهندسی با پروژه‌های سنگین، میزهای جدا حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسند.
بودجه و هزینه‌ها
از نظر مالی، میزهای گروهی معمولاً به‌صرفه‌تر هستند. یک میز بزرگ با چند صندلی هزینه کمتری نسبت به خرید چند میز جدا دارد. ولی این مورد را در نظر بگیرید که اگر کارمندها به‌خاطر شلوغی میز گروهی بازدهیشان پایین بیاید، ممکن است ضرر بلندمدتش بیشتر از سود کوتاه‌مدت باشد.
راحتی و سلامت کارمندان
ارگونومی و راحتی هم مهم است. میزهای گروهی اگر درست طراحی نشوند، ممکن است جای کافی برای پاها یا وسایل شخصی نداشته باشند. میزهای مجزا معمولاً این مشکل را ندارند و هر کس می‌تواند صندلی و میز را متناسب با قد و نیازش تنظیم کند. از نظر سلامت روان هم، بعضی افراد با میز گروهی احساس خوبی ندارند و عده‌ای نیز با میز جدا احساس تنهایی می‌کنند.
راهکارهای ترکیبی: از هر دو مدل بهترین استفاده را ببرید
شاید تصور کنید که باید حتماً یکی از این دو مدل را انتخاب کنید، اما همیشه این‌طور نیست. بسیاری از شرکت‌ها از ترکیب هر دو نوع میز استفاده می‌کنند تا بتوانند نیازهای مختلف کارکنان را پوشش دهند. مثلاً می‌توان بخشی از دفتر را به میزهای گروهی برای تیم‌هایی که به همکاری نزدیک نیاز دارند اختصاص داد و قسمت دیگری را با میزهای مجزا برای کارهایی که تمرکز بیشتری می‌طلبند، طراحی کرد.
یک روش دیگر، استفاده از میزهای مدولار است. این نوع میزها قابلیت تغییر دارند و می‌توان آن‌ها را بسته به نیاز، به هم متصل یا از هم جدا کرد. اگر روزی پروژه‌ای تیمی در جریان باشد، میزها را کنار هم قرار می‌دهید و اگر نیاز به محیطی ساکت‌تر باشد، آن‌ها را تفکیک می‌کنید. این انعطاف‌پذیری برای شرکت‌هایی که ماهیت کارشان پویا و متغیر است، بسیار مفید خواهد بود.
قبل از تصمیم‌گیری، این نکات را در نظر بگیرید
اگر هنوز بین این دو مدل مردد هستید، قبل از هر اقدامی این سوال‌ها را از خود بپرسید:
- نوع کار پرسنل چیست؟ آیا بیشتر به تعامل نیاز دارند یا تمرکز فردی؟
- فضای دفترم چقدر است؟ آیا چیدمان جدید باعث استفاده بهتر از فضا می‌شود؟
- اولویت من چیست؟ افزایش همکاری یا ایجاد محیطی ساکت‌تر برای تمرکز؟
- بودجه‌ای که برای تغییر چیدمان در نظر دارم چقدر است؟
- کارمندان چه نظری دارند؟ شاید بهتر باشد از آن‌ها هم نظرخواهی کنید.
در نهایت، هیچ پاسخ قطعی برای این موضوع وجود ندارد. هر محیط کاری ویژگی‌های خاص خود را دارد و بهتر است تصمیم‌گیری بر اساس نیازها و شرایط شرکت شما انجام شود. اگر همچنان در انتخاب سبک چیدمان شک دارید، می‌توانید با متخصصان طراحی داخلی فضای اداری یا شرکت‌های تولید مبلمان اداری مشورت کنید تا راهکاری مناسب برای فضای کاری شما پیشنهاد دهند.
دفتر کار فقط یک محل برای انجام وظایف روزانه نیست؛ محیطی است که کارکنان ساعت‌های زیادی از روز را در آن سپری می‌کنند. بنابراین، ارزش این را دارد که برای بهبود آن وقت بگذارید و تصمیمی بگیرید که هم از نظر ظاهری جذاب باشد و هم بهره‌وری را افزایش دهد.
برای دریافت راهنمایی‌های بیشتر یا مشاوره درباره انتخاب بهترین چیدمان برای دفتر کارتان، با کارشناسان ما تماس بگیرید.
